DECRETO Nº 5.490, de 22 de agosto de
2016.
Dispõe sobre o
Processo Administrativo Eletrônico – PAE, no âmbito da Administração Direta e Indireta do Poder Executivo
Estadual, e adota outras providências.
O GOVERNADOR DO ESTADO DO TOCANTINS, no
uso da atribuição que lhe confere o art. 40, inciso II,
da Constituição do Estado,
CONSIDERANDO que a Constituição
Federal, no §2º do art. 216, incumbiu à Administração Pública,
na forma da lei, gerir a documentação governamental e adotar as providências
para franquear sua consulta a quantos dela necessitem;
CONSIDERANDO que a Lei 8.159, de
8 de janeiro de 1991, dispondo sobre a política nacional de arquivos públicos e
privados, preconiza a revitalização dos serviços arquivísticos do Poder Público,
por meio de programas de gestão de documentos, capazes de reunir procedimentos
e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento de documentos;
CONSIDERANDO que a Lei Federal
12.527, de 18 de novembro de 2011, dispõe sobre os procedimentos que devem ser
observados para garantir o acesso à informação, previstos no inciso XXXIII do
art. 5º da Constituição Federal;
CONSIDERANDO que o Decreto
Federal 8.539, de 8 de outubro de 2015, estabelece o uso do meio eletrônico
para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das
entidades da Administração Pública Federal Direta e Indireta;
CONSIDERANDO os benefícios advindos
da substituição de processos e documentos de meio físico para meio eletrônico,
como celeridade, economia, eficiência, sustentabilidade e efetividade da
prestação do serviço público;
CONSIDERANDO ainda, a necessidade
de definir os procedimentos pertinentes à recepção de correspondências, ao
registro, à tramitação, à distribuição, à expedição, à formalização de
processos e à criação de documentos no âmbito da Administração Direta e
Indireta do Poder Executivo Estadual,
D E C R
E T A:
CAPÍTULO I
DO PROCESSO ADMINISTRATIVO ELETRÔNICO – PAE
Art. 1º É instituído o
Processo Administrativo Eletrônico – PAE, no âmbito da Administração Direta e Indireta do Poder Executivo Estadual,
destinado à tramitação, em formato digital, de
documentos e processos administrativos entre seus órgãos e entidades, na
conformidade do disposto neste Decreto.
Art. 2º O uso do meio
eletrônico na produção, registro, tramitação, consulta, transmissão e
arquivamento de documentos e processos administrativos pela Administração Direta e Indireta do Poder
Executivo Estadual tem o objetivo de:
I – alcançar melhores índices de
transparência e economicidade na execução dos processos administrativos,
garantindo, em concomitância, a segurança, a integridade e a confiabilidade de
informações;
II – promover a celeridade no andamento
processual e na movimentação de documentos;
III – facilitar o intercâmbio eletrônico de
informações, por meio da integração com sistemas informatizados, inclusive, com
aqueles externos ao âmbito do Poder Executivo Estadual.
Art. 3º Para os efeitos
deste Decreto, considera-se:
I – meio eletrônico: qualquer forma de
armazenamento ou movimentação de documentos e arquivos digitais;
II – documento: unidade de registro de informações,
independentemente do formato, do suporte ou da natureza;
III – documento digital: informação
registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio
de sistema computacional, podendo ser:
documento nato-digital: documento criado
originalmente em meio eletrônico;
documento digitalizado: documento obtido a
partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação
em código digital;
IV – processo administrativo eletrônico:
processo administrativo criado e tramitado de forma eletrônica, constituído por
documentos digitais, assinados eletronicamente, dispensando o uso de papel, com
envio e recebimento por meio de um sistema, disponível em rede ou na Internet;
V – autos processuais eletrônicos: conjunto
de atos administrativos produzidos eletronicamente ou digitalizados,
organicamente acumulados no curso de um processo administrativo eletrônico;
VI – assinatura eletrônica: identificação inequívoca
do signatário nas seguintes formas:
a) assinatura digital baseada em certificado
digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada, na forma da lei
específica;
b) assinatura cadastrada, com fornecimento de
login e senha.
CAPÍTULO II
DO COMITÊ GESTOR DO PAE
Art. 4º É instituído, no
âmbito da Administração Direta e Indireta do Poder Executivo Estadual, o Comitê
Gestor do PAE, vinculado à Secretaria do Planejamento e Orçamento, ao qual
compete:
I – acompanhar a implantação do PAE em seus
órgãos e entidades;
II – determinar a realização de auditorias no
Sistema de Gestão de Documentos – SGD, especialmente no que diz respeito à
integridade das suas informações e segurança;
III – promover a integração com demais órgãos
e entidades para o desenvolvimento e implantação do PAE;
IV – aprovar projetos propostos pelas
Comissões Técnicas Internas dos órgãos e entidades da Administração Direta e Indireta do Poder Executivo Estadual e
envidar esforços para assegurar os respectivos recursos técnicos e financeiros
para executá-los;
V – analisar e apresentar soluções para as
questões, os problemas e riscos apresentados pelas Comissões Técnicas Internas
dos órgãos e entidades da Administração
Direta e Indireta do Poder Executivo Estadual;
VI – zelar pela contínua adequação do SGD à
legislação de gestão documental;
VII – acompanhar a utilização do SGD, tendo
em vista a qualidade das informações nele contidas;
VIII – regulamentar os procedimentos a serem
observados no âmbito do PAE, bem como propor revisões das normas existentes;
IX – apoiar a promoção de capacitação,
suporte técnico-operacional e orientação aos usuários quanto à utilização do
SGD.
X – publicar, no Diário Oficial do Estado, as
resoluções objeto de sua deliberação quanto à implantação do PAE.
Art. 5º O Comitê Gestor do PAE
será composto por um representante titular, e respectivo suplente, dos
seguintes órgãos:
I – Secretaria do Planejamento e Orçamento,
que o presidirá;
II – Casa Civil;
III – Procuradoria-Geral do Estado;
IV – Secretaria da Administração;
V – Secretaria da Fazenda;
VI – Controladoria-Geral do Estado;
VII – Secretaria da Educação, Juventude e
Esportes.
§1º Os integrantes do
Comitê Gestor do PAE são designados por ato do Governador do Estado, após indicação
dos dirigentes dos órgãos e entidades referidos neste artigo.
§2º O Comitê Gestor do PAE,
por seu Presidente, poderá convidar representantes de outros órgãos e entidades
da Administração Pública ou de organizações da sociedade civil para participarem
das reuniões e discussões por ele organizadas.
§3º A função de membro Comitê
Gestor do PAE é considerada de interesse público relevante e não é remunerada.
Art. 6º As deliberações
referentes ao Processo Administrativo Eletrônico, objeto do presente Decreto,
dar-se-ão por meio de resoluções do Comitê Gestor do PAE, publicadas no Diário
Oficial do Estado.
CAPÍTULO III
DAS COMISSÕES TÉCNICAS INTERNAS
DOS ÓRGÃOS E ENTIDADES DA ADMINISTRAÇÃO DIRETA E INDIRETA DO
PODER EXECUTIVO ESTADUAL
Art. 7º
Cumpre
ao dirigente de cada órgão e
entidade da Administração Direta e Indireta do Poder Executivo Estadual
instituir a própria Comissão Técnica Interna que terá por objetivo auxiliar na
implantação e adoção do Processo Administrativo Eletrônico – PAE, além de dar
suporte às tomadas de decisão do Comitê Gestor do PAE.
Parágrafo único. As comissões de que trata o caput deste artigo deverão ser compostas
por uma equipe multidisciplinar, com no mínimo quatro profissionais vinculados
ao respectivo órgão ou entidade, sendo um da área de Tecnologia da Informação,
um da área fim da Pasta, um do setor de protocolo e um da área administrativa.
Art. 8º Compete às comissões
técnicas internas, no âmbito de seus respectivos órgãos ou entidades:
I – definir fluxos de trabalho e regras de
utilização do SGD;
II – buscar a solução de problemas internos
quanto à utilização do SGD, identificando possíveis falhas do sistema,
encaminhando ao Órgão Gestor do SGD;
III – garantir a correta utilização do SGD no
âmbito de seu órgão ou entidade;
IV – assegurar-se do cumprimento das normas
relativas ao PAE;
V – divulgar, interna e continuamente, a
importância da instituição do PAE, destacando as respectivas vantagens operacionais,
econômicas e ambientais a derivarem de sua manutenção;
VI – esclarecer dúvidas sobre a classificação
arquivística de documentos a integrarem o processo administrativo eletrônico,
observando-se as normas de utilização do SGD;
VII – encaminhar ao Comitê Gestor do PAE dúvidas
não solucionadas internamente.
CAPÍTULO IV
DO SISTEMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS – SGD
Art. 9º
É instituído o Sistema de Gestão de Documentos –
SGD como ferramenta oficial para cadastro e trâmites de documentos e processos.
Parágrafo único. A utilização do SGD é
obrigatória a todos os órgãos e entidades da Administração Direta e Indireta do Poder Executivo Estadual.
Art. 10. A gestão e a
manutenção do SGD ficarão a cargo da Secretaria do Planejamento e Orçamento,
competindo a esta:
I – gerenciar o sistema de permissões;
II – definir regras de credenciamento de
usuários, de modo que os administradores locais do SGD, em cada órgão ou
entidade, possam cadastrar e gerenciar seus usuários;
III – estabelecer e gerenciar os perfis de
acesso;
IV – prestar atendimento aos órgãos e
entidades usuárias do SGD quanto à utilização do sistema;
V – solucionar problemas técnicos;
VI – promover a capacitação dos servidores
multiplicadores;
VII – gerenciar o projeto de implantação e
adoção do PAE.
Art. 11.
Competirá
aos titulares dos órgãos e entidades estaduais indicar um ou mais
administradores locais do SGD, aos quais caberão:
I – orientar usuários da unidade quanto à
utilização do SGD;
II – encaminhar ao órgão gestor do SGD
dúvidas técnicas não solucionadas internamente;
III – gerenciar os usuários de seu órgão ou
entidade;
IV – atribuir perfis de acesso aos usuários,
de acordo com os parâmetros do órgão gestor do SGD;
V – encaminhar solicitação de criação de tipo
documental ao órgão gestor do SGD;
VI – realizar o credenciamento no SGD dos
usuários de seu órgão ou entidade, de acordo com informações oriundas do
departamento de recursos humanos.
Parágrafo único. O departamento de recursos
humanos de cada órgão ou entidade é responsável por enviar, aos administradores
locais, todas as informações sobre movimentação de servidores, bem como as
admissões, remoções e exonerações, de modo que as permissões de acesso ao SGD
sejam constantemente atualizadas.
Art. 12. Os documentos
eletrônicos produzidos e geridos no âmbito do SGD terão sua autoria,
autenticidade e integridade asseguradas mediante utilização de assinatura
eletrônica, que poderá ser:
I – assinatura cadastrada, baseada em
credenciamento prévio de usuário, com fornecimento de nome de usuário e senha;
II – assinatura digital, baseada em
certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada na
Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, nos termos da Medida
Provisória 2.200-2, de 24 de agosto de 2001.
§1º A assinatura eletrônica
é de uso pessoal e intransferível, sendo de responsabilidade do titular o
sigilo de senhas e a guarda dos respectivos dispositivos físicos de acesso para
utilização do sistema.
§2º Para todos os efeitos
legais, no âmbito do SGD, a assinatura cadastrada e a assinatura digital têm a
mesma validade.
§3º O
credenciamento do usuário será realizado mediante procedimento no qual esteja
assegurada a adequada identificação presencial do interessado.
§4º Utiliza-se
assinatura digital nos documentos eletrônicos que tramitarem em âmbito externo ao
Poder Executivo Estadual.
Art. 13. Incumbe aos
usuários:
I – preparar os documentos digitais e anexos
destinados à inserção no processo administrativo eletrônico, de modo a
corresponderem a todas as características técnicas, inclusive de formatação, estabelecidas
nas normas de utilização do SGD;
II – zelar pela guarda dos originais dos
documentos digitalizados juntados aos autos do processo administrativo
eletrônico;
III – evitar a impressão de documentos
digitais, em função da economicidade e da responsabilidade socioambiental.
Seção I
Da Formalização, Tramitação, Expedição e
Recebimento de Documentos e Processos
Art. 14. Toda correspondência
recebida nos órgãos e entidades da Administração
Direta e Indireta do Poder Executivo Estadual deverá passar,
obrigatoriamente, pelo Protocolo Geral do respectivo órgão ou entidade e será
aberta, classificada e protocolada no SGD.
§1º O documento apresentado
em formato eletrônico será copiado no ato do protocolo, devolvendo-se ao
interessado o dispositivo físico utilizado.
§2º O documento apresentado
em papel será digitalizado no ato do protocolo, devolvendo-se os originais ao
interessado, exceto se necessária sua retenção por força de legislação
específica.
§3º O interessado deverá
preservar os documentos originais até o término do processo ou, se superior,
pelo prazo previsto em legislação específica.
Art. 15. Após serem
protocolados, as correspondências oficiais, os documentos e processos serão tramitados
para o setor de destino e serão recebidos na unidade, mediante consulta diária
ao SGD.
Art. 16. Os documentos
oficiais expedidos deverão ser encaminhados para o Protocolo Geral do órgão, por
meio do SGD, com as informações do destinatário e a modalidade de expedição
desejada, resguardados casos específicos.
Art. 17. Não se aplica a
obrigatoriedade de cadastramento no sistema SGD às correspondências de caráter
particular, porventura recebidas no protocolo, quando:
I – assim estiverem identificadas;
II – o destinatário for identificado apenas nominalmente,
sem referência ao cargo público que ocupa.
Art. 18. Os documentos
oficiais criados deverão ser, obrigatoriamente, cadastrados no SGD.
Art. 19. Toda documentação
produzida ou recebida deverá ser classificada, arquivísticamente, de acordo com
o Código de Classificação de Documentos das Atividades Meio e Fim da Instituição,
durante o cadastro no SGD.
§1º O tratamento arquivístico,
inclusive descarte, de documentos e processos eletrônicos deverá observar a
aplicação da tabela de temporalidade de cada órgão ou entidade para a área fim
e da Resolução Conarq 14, de 24 de outubro de 2001, para a área meio, assim
como as demais regulamentações do Arquivo Nacional.
§2º Cada órgão e entidade
deverão dispor sobre o Plano de Classificação de Assuntos da sua atividade fim.
Art. 20. A tramitação, a
distribuição e o arquivamento de documentos e processos deverão ser,
obrigatoriamente, registrados no SGD.
Art. 21. A tramitação no SGD
ocorrerá mediante o direcionamento eletrônico do documento ou processo à
próxima unidade que nele deverá atuar.
Parágrafo único. Em caso de erro na
movimentação de documento ou processo eletrônico, a área de destino registrará
no sistema o equívoco havido, promovendo, imediatamente:
I – a sua devolução ao remetente;
II – o seu envio para a área competente.
Art. 22. Para a formalização
de processos no âmbito do SGD, o usuário deverá cadastrar o documento inaugural
e tramitá-lo para o Protocolo Geral, com solicitação de geração dos autos
pretendidos.
§1º O Protocolo Geral não autuará
processos a partir de documentos que não estejam cadastrados no Sistema ou não
contenham arquivo digital.
§2º A solicitação para a autuação
de processo deverá ser feita pelo responsável da unidade requerente.
Art. 23. O apensamento, o
desapensamento, a anexação e o desentranhamento de peças no processo
administrativo eletrônico serão certificados automaticamente nos autos, com
identificação do responsável.
Art. 24. Incumbe às unidades
administrativas, por meio de servidores designados para tal fim, verificar no
sistema SGD, diariamente, a existência de processos administrativos eletrônicos
e demais expedientes pendentes de providências.
Seção II
Dos Atos Processuais
Art. 25. No Processo
Administrativo Eletrônico, os atos processuais deverão ser realizados em meio
eletrônico, exceto nas situações em que este procedimento for inviável ou em
caso de indisponibilidade do sistema cujo prolongamento cause dano relevante à
celeridade do processo.
§1º No caso das exceções
previstas no caput deste artigo, os
atos processuais poderão ser praticados segundo as regras aplicáveis aos
processos em papel, desde que, posteriormente, o documento base correspondente
seja digitalizado e inserido no SGD por ocasião do restabelecimento da
disponibilidade do sistema, juntamente com o registro da data e hora da
impossibilidade técnica.
§2º O órgão gestor do SGD
divulgará em sua página na internet as informações sobre a indisponibilidade do
sistema.
Art. 26. Os atos processuais em meio eletrônico
consideram-se realizados no dia e na hora de inserção no SGD.
§1º Quando o ato processual
tiver que ser praticado em determinado prazo, por meio eletrônico, serão
considerados tempestivos os efetivados, salvo disposição em contrário, até as
vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do último dia do prazo, no horário
oficial de Brasília.
§2º Na hipótese prevista no
§1º deste artigo, se o SGD estiver indisponível por motivo
técnico, o prazo fica automaticamente prorrogado até 23 horas e 59 minutos do
primeiro dia útil seguinte ao da resolução do problema.
Art. 27. A classificação da informação quanto ao grau
de sigilo e a possibilidade de limitação do acesso aos servidores autorizados e
aos interessados no processo observarão os termos da Lei Federal 12.527, de 18
de novembro de 2011, e das demais normas vigentes.
Art. 28.
Os
documentos nato-digitais e assinados eletronicamente na forma do art. 3º
deste Decreto são considerados originais para todos os efeitos legais.
Art. 29. O interessado poderá
enviar eletronicamente documentos digitais para juntada aos autos.
§1º O teor e a integridade
dos documentos digitalizados são de responsabilidade do interessado, que
responderá nos termos da legislação civil, penal e administrativa por eventuais
fraudes.
§2º Os documentos
digitalizados enviados pelo interessado terão valor de cópia simples.
§3º A apresentação do
original do documento digitalizado será necessária quando a lei expressamente o
exigir.
Art. 30. A digitalização de documentos recebidos ou
produzidos, no âmbito dos órgãos e das entidades da Administração Direta e Indireta do Poder Executivo Estadual,
deverá ser acompanhada da conferência da higidez do documento digitalizado.
§1º A conferência prevista
no caput deste artigo deverá
registrar a natureza do documento apresentado, classificável como documento
original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente
ou cópia simples.
§2º Os documentos
resultantes da digitalização de originais serão considerados cópia autenticada
administrativamente, e os resultantes da digitalização de cópia autenticada em
cartório, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples terão
valor de cópia simples.
§3º A Administração Pública
poderá, conforme definido em ato de cada órgão ou entidade:
I – proceder à digitalização imediata do
documento apresentado e devolvê-lo imediatamente ao interessado;
II – determinar que a protocolização de
documento original seja acompanhada de cópia simples, hipótese em que o
protocolo atestará a conferência da cópia com o original, devolverá o documento
original imediatamente ao interessado e descartará a cópia simples após a sua
digitalização;
III – receber, para posterior digitalização,
documentos em papel, realizando, por fim:
a) a devolução, ao interessado, dos originais
e das cópias autenticadas em cartório ou, na impossibilidade desta, a guarda pelo
órgão ou entidade que os receberam, nos termos da respectiva tabela de
temporalidade e destinação;
b) o descarte das cópias autenticadas
administrativamente e das cópias simples.
§ 4º Na hipótese de ser
impossível ou inviável a digitalização do documento recebido, este ficará sob a
guarda da Administração Pública e será admitido o trâmite do processo de forma
híbrida, conforme definido em ato de cada órgão ou entidade.
Art. 31. Impugnada a integridade do documento
digitalizado, mediante alegação motivada e fundamentada de adulteração, deverá
ser instaurada diligência para a verificação do documento objeto de
controvérsia.
Art. 32. A Administração Pública poderá exigir, a seu
critério, até que decaia o seu direito de rever os atos praticados no processo,
a exibição do original de documento digitalizado no âmbito dos órgãos ou das
entidades ou enviado eletronicamente pelo interessado.
Art. 33. Deverão ser associados elementos descritivos
aos documentos digitais que integram processos eletrônicos, a fim de viabilizar
sua identificação, indexação, presunção de autenticidade, preservação e
interoperabilidade.
Art. 34. Os documentos que integram os processos
administrativos eletrônicos deverão ser classificados e avaliados de acordo com
o plano de classificação e a tabela de temporalidade e destinação adotados no
órgão ou na entidade, conforme a legislação arquivística em vigor.
§1º A eliminação de
documentos digitais deve seguir as diretrizes previstas na legislação.
§2º Os documentos digitais
e processos administrativos eletrônicos, cuja atividade já tenha sido encerrada
e que estejam aguardando o cumprimento dos prazos de guarda e destinação final,
poderão ser transferidos para uma área de armazenamento específica sob controle
do órgão ou da entidade que os produziu, a fim de garantir a preservação, a
segurança e o acesso pelo tempo necessário.
CAPÍTULO V
DAS DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS E
FINAIS
Art. 35. O uso inadequado do
processo administrativo eletrônico que cause prejuízo aos interessados ou à Administração Direta e Indireta do Poder
Executivo Estadual está sujeito à apuração de responsabilidade civil e
criminal, bem como à aplicação de sanções administrativas.
Art. 36. A migração dos
processos administrativos em papel para o meio eletrônico será feita de maneira
gradual, conforme cronograma de implantação definido pela Secretaria do
Planejamento e Orçamento, ao que, a partir do prazo ali estabelecido, será
vedada a autuação de processos administrativos em meio físico.
Parágrafo único. Os processos administrativos
iniciados por meio físico, inclusive nos casos de reconsideração e recurso,
assim tramitarão, com registro de movimentação no SGD, até o arquivamento.
Art.
37. O disposto neste Decreto não se aplica ao sistema de
envio, recebimento e confirmação de matérias a serem publicadas no Diário
Oficial do Estado.
Art. 38. Incumbe ao Comitê
Gestor do PAE dirimir os casos omissos neste Decreto.
Art. 39. Este Decreto entrará
em vigor na data de sua publicação.
Palácio Araguaia, em Palmas, aos 22 dias do
mês de agosto de 2016; 195º da Independência, 128º
da República e 28º do Estado.
MARCELO DE CARVALHO
MIRANDA
Governador do Estado
|
David
Siffert Torres Secretário de Estado do Planejamento e Orçamento |
Télio
Leão Ayres Secretário-Chefe da
|